企業の業務出張時に航空券やホテルの予約をする際、皆さんや貴社の従業員の方はどのような手順で手配をされていますか？
右側の「よくある？出張手配」をご覧ください。
ここまで極端でなくとも、似たようなケースが多発しているのではないですか？
これらの事前調査と手配のために、貴社従業員の貴重な時間がどれだけ割かれているのかご存知でしょうか？
準備時間：平均1.5時間以上/出張（弊社調べ）
様々なサイトや旅行会社の間で比較検討をする結果、当人は安いものを仕入れた気でいるのですが、この準備時間のための自身のコストがカウントされていません。
また、様々なサイトで各担当者が購入する結果、レシートを元にした精算業務が別の労力を必要とします。レシートの正当性の確認、二重払いになっていないか、規定に沿った価格で購入しているか、そういったことの確認と事務処理。
経費を削減した気になって、ご自身の時間をムダにしていませんか？
近鉄インターナショナルのBTMシステムのご紹介
出張手配管理業務を一括して請負、出張状況を分析することで、出張コスト削減、業務効率向上、
危機管理対策を可能にするBTMシステム。当社は、経験に基づいたコンサルテーションによって、
価格交渉や出張業務フローの最適なシステム、オペレーションフローを組み合わせてご提案します。
業務効率向上の事例
出張手配にどれだけ時間を割いている！？
安いものを探すには時間がかかる！？
導入前
- Y社では出張者が 出張手配を各自自由に行っていた。
- 数種類のウェブサイトにアクセスして料金を検索、比較、そして予約。
- 一回の出張手配に費やされる出張者の時間は平均1時間10分であった。
- キャンセルになった出張の未使用の航空券の保管なども各人任せであった結果、ムダが多く発生していた。
導入後
- 全社員に同じ予約システムを使わせることにより、平均20分で予約が完了できるようになった。
- 24時間どこでも予約が可能なので、本来の仕事を優先して週末に自宅から予約する出張者も増えた。
- Y社の出張規程に沿って予約することができるシステムなので、Y社と割引契約をしている航空券やホテルが優先的に表示され、自然とその利用率が高くなった。
- 出張がキャンセルになり未使用となった航空券は、本人がログインすると未使用ということがわかり、それの再利用率が向上。ムダな費用削減につながった。
出張手配のために担当者２名がてんてこまい！？
出張手配のために入社したわけじゃない！
導入前
- C社では従業員の出張手配を2名の担当者がまとめて手配。
- 各出張者からの予約・変更・キャンセル依頼が集中し、担当者２名の時間の大半が出張手配に使われている状況。
導入後
- 出張規程を組み込んだオンライン予約システムを導入。
- 各人が出張手配を自身で行うことになり、それまで出張手配を行っていた担当者２名は別の専門業務に従事することができ、
新たに人材を採用する必要がなくなった。